SISTEM
KESEKRETARIATAN DAN SISTEM MANAJEMEN KESEKRETARIATAN KARANG TARUNA JIWO SUTO
PERIODE 2017
– 2020
BAB I
BAB I
PENDAHULUAN
A.
PENGERTIAN
1.
Kesekretariatan adalah segala sesuatu yang terkait
dengan sekretariat (kantor) organisasi atau kegiatan tertentu sebagai pusat
penggeraknya dengan sistem tersendiri;
2.
Kesekretariatan Karang Taruna adalah segala sesuatu
yang terkait dengan sekretariat (kantor) organisasi Karang Taruna sebagai
pusat penggerak terpadu dengan sistem tersendiri;
3.
Sistem Manajemen Kesekretariatan adalah tatanan
penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi dalam bidang kesekretariatan
secara keseluruhan dan terpadu;
4.
Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna adalah
tatanan penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi organisasi Karang
Taruna dalam bidang kesekretariatan secara keseluruhan dan terpadu;
5.
Sistem Pelaporan Kegiatan adalah segala aturan yang
mekanis mengatur tata cara penyampaian laporan sebagai bagian dari
manajemen kesekretariatan untuk mendukung pengukuran-pengukuran kinerja
organisasi;
6.
Sistem Perencanaan adalah segala aturan yang mengatur
tata cara pembuatan rencana-rencana organisasi sebagai bagian dari
manajemen kesekretariatan untuk mendukung perkiraan-perkiraan
penyelenggaraan organisasi dan program-program kerjanya yang sesuai dengan kemampuan/sumber
daya yang dimiliki organisasi;
B.
Maksud dan tujuan
a.
Maksud
Memberikan pedoman bagi pengurus Karang Taruna yang bertanggung jawab di semua jajaran Karang Taruna, tentang tata cara dan mekanisme menyelenggarakan kesekretariatan Karang Taruna
Memberikan pedoman bagi pengurus Karang Taruna yang bertanggung jawab di semua jajaran Karang Taruna, tentang tata cara dan mekanisme menyelenggarakan kesekretariatan Karang Taruna
b.
Tujuan
1.
Tercapainya dasar pengertian dan tata cara pelaksanaan
management kesekretariatan karang taruna yang seragam dan standar.
2.
Meningkatnya koordinasi dan sinkronisasi dibidang
manajemen kesekretariatan (administrasi) Karang Taruna yang terselenggara
dengan baik.
3.
Meningkatnya dukungan system sarana dan prasarana bagi
penyelenggaraan organisasi dan program kerja Karang Taruna.
4.
Meningkatkan kinerja Karang Taruna diberbagai
tingkatan
C.
Ruang Lingkup
Sesuai
dengan maksud dan tujuannya, maka ruang lingkup meliputi:
1.
Kesekretariatan Karang Taruna;
2.
Sistem Pelaporan Kegiatan;
3.
Pengaturan yang menyangkut sistem manajemen
kesekretariatan Karang Taruna sebagaimana meliputi ketentuan tentang
ruang lingkup (klasifikasi), standardisasi, dan tata cara atau
mekanisme kerja.
BAB II
KESEKRETARIATAN KARANG TARUNA
KESEKRETARIATAN KARANG TARUNA
A. RUANG
LINGKUP
1.
Ketatausahaan
Ketatausahaan, yakni segala sesuatu yang menyangkut penyelenggaraan prosedur administrasi sekretariat yang meliputi kegiatan:
Ketatausahaan, yakni segala sesuatu yang menyangkut penyelenggaraan prosedur administrasi sekretariat yang meliputi kegiatan:
a.
Pembuatan dan pembukuan surat keluar;
b.
Penerimaan dan pembukuan surat masuk;
c.
Penyelenggaraan kearsipan dan dokumentasi;
d.
Pencetakan kertas kerja dan konsep-konsep program dan
kebijakan;
2.
Korespondensi, yakni segala sesuatu yang menyangkut
proses penyelenggaraan komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi
dengan pihak luar yang meliputi:
a.
Pengiriman surat dengan bukti ekspedisi tercatat yang
dilakukan dengan berbagai media baik langsung, pos, fax, maupun email;
b.
Otorisasi dan pengesahan surat oleh pejabat
organisasi;
c.
Prosesi tanggapan/respon terhadap surat yang diterima
baik langsung maupun melalui pos, fax, dan email.
3.
Penataan sekretariat yang meliputi kegiatan:
a.
Pendataaan (inventarisasi) dan penomoran barang-barang
kantor;
b.
Penataletakan barang-barang sekretariat sesuai dengan
kebutuhan dan kapasitas tempatnya;
c.
Pemeliharaan dan perawatan sekretariat dalam hal
kebersihan, kerapihan, dan pemanfaatan alat-alat kerja dan fasilitas
lainnya
B. STANDARISASI
KESEKRETARIATAN
1. Untuk
mendukung penyelenggaraan manajemen kesekretariatan, Karang Taruna memiliki
kelengkapan administrasi yang meliputi:
a.
Kop Surat, yang secara nasional diberlakukan standar
dengan ketentuan sebagaimana terlampir;
b.
Stempel organisasi, yang secara nasional diberlakukan
standar dengan ketentuan sebagaimana terlampir;
c.
Amplop Surat dan Map, yang ketentuan penamaan dan
logonya sama dengan kop surat;
d.
Kelengkapan administrasi lainnya diatur dalam
kebijakan tersendiri oleh masing-masing pengurus Karang Taruna.
2. Kelengkapan
administrasi (manajemen kesekretariatan) juga dapat dibuat untuk kepentingan
kepanitiaan dan/atau unit teknis tertentu sebagaimana diatur dalam ketentuan
terlampir;
3. Untuk
stempel organisasi terdiri dari 2 bagian yakni:
a. Stempel
ukuran besar dengan garis tengah 4 cm yang dipergunakan untuk surat-menyurat;
b. Stempel
ukuran kecil dengan garis tengah 2 cm yang dipergunakan untuk kartu anggota,
kartu pengurus, kartu iuran, tanda kepanitiaan dan kepesertaan kegiatan
tertentu, dan lembaran resmi organisasi lainnya yang berukuran kecil.
Yang dapat
menggunakan stempel/cap organisasi adalah pengurus Karang Taruna
disemua tingkatan yang diberi kewenangan dan hanya untuk kepentingan
organisasi;
4. Administrasi
Pembukuan
Dalam sistem
kesekretariatan karang taruna yang standar, terdapat aktivitas ke tata usahaan
yang dituangkan dalam bentuk buku dan lembaran sebagai berikut :
a. Buku Agenda
Surat Masuk
b. Buku Agenda
Surat Keluar
c. Buku
Ekspedisi Surat
d. Buku daftar
Warga Aktif Karang Taruna (untuk KT Desa/Kelurahan
e. Buku Biodata
Kepengurusan
f. Buku Data
PSKS dan PMKS
g. Buku
Notulensi Rapat
h. Buku Absensi
Rapat
i.
Buku Tamu
j.
Buku Inventaris
k. Buku
Kegiatan
5. Display Data
Disamping administrasi pembukuan,
maka sekretariatan/kantor karang taruna yang standar, juga harus melengkapi
diri dengan data yang bisa dimuat dalam buku juga dalam display melalui
media-media sebagai berikut ;
a.
Papan Data Umum Wilayah
b.
Papan Bagan Struktur Kepengurusan KT
c.
Papan Program Kerja KT untuk periode satu kepengurusan
d.
Papan Data PSKS dan PMKS
e.
Papan Data Warga Aktif Karang Taruna
f.
Kartu Data Inventaris Per Ruang
g.
Papan Kegiatan Minguuan/Bulanan
h.
Peta Wilayah Kerja
i.
Papan Dokumentasi/Foto Kegiatan.
6. Kelengkapan
Kantor
Untuk kelengkapan
standar kantor, maka sekretariat pengurus Karang Taruna, sekurang-kurangnya
memiliki :
a. 1 unit
lengkap personal komputer + Print, ditingkat Desa/Kelurahan dan Kecamatan ;
b. 2 Unit
lengkap personal Komputer + 1 printer, ditingkat kabupaten/Kota
c. 2 Unit
lengkap personal Komputer + 2 printer dan 1 unit laptop ditingkat Provinsi
d.
Alat tulis kantor standar
e.
1 meja ketua, 1 meja sekretaris, dan ruang rapat
dengan kapasitas 10 orang, untuk tingkat Desa/Kelurahan dan Kecamatan
f.
1 Meja Ketua, 1 meja Sekretaris, 1 meja bendahara, 1
meja sekretariat, dan ruang rapat kapasitas 20 orang untuk tingkat
Kabupaten/Kota
g.
Ruang Ketua, Ruang Sekretaris dan bendahara, Ruang
Sekretariat, ruang rapat Kapasitas 30 orang, Kamar Mandi + dapur untuk tingkat
provinsi
h.
Papan Tulis
i.
1 unit LCD/In Focus untuk tingkat kabupaten/kota
j.
1 Unit kamera
k.
1 Unit lemari arsip dtandar untuk tingkat
desa/kelurahan dan kecamatan
l.
2 unit lemari arsip standar untuk tingkat
kabupaten/kota
m.
1 unit kendaraan oprasional roda 2 untuk tingkat
kecamatan
n.
1 unit kendaraan oprasional roda 4 untuk tingkat
kabupaten/kota dan provinsi
o.
Kelengkapan Lainnya
Kelengkapan standar lainnya dalam sekretariat/kantor Karang Taruna adalah :
Kelengkapan standar lainnya dalam sekretariat/kantor Karang Taruna adalah :
1.
Foto RI 1 dan RI 2
2. Lambang
Burung Garuda
3. Bendera
merah putih lengkap dengan tiang dan dudukannya
4. Panji Karang
Taruna lengkap dengan tiang dan dudukannya
5. Naskah Dasa
Sakti Karang Taruna (berbingkai)
6. Papan Nama
Sekretariat (di depan Kantor), yang formatnya sama dengan penulisan sama dengan
kop surat dengan penambahan kata Sekretariat pada kata Karang Taruna
7. Foto
Gubernur dan Bupati/Walikota (sifatnya disarankan)
8. Foto
Mantan-mantan ketua Karang Taruna (sifatnya disarankan)
9. Perlengkapan
dapur/Pantry (sesuai Kebutuhan)
C. SURAT
MENYURAT
1. Maksud dan
Tujuan, meliputi;
a. Maksud surat
memuat: pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, dan lain-lain;
b. Tujuan umum
surat adalah untuk menyampaikan suatu maksud dalam bentuk tulisan agar tindakan
yang dikehendaki dapat tercapa dengan cepat dan tepat;
c. Tujuan
khusus surat terdiri dari: memberitahukan, menyatakan kehendak, menyampaikan
perintah dan instruksi-instruksi, dan menyusun keputusan-keputusan.
2. Prinsip
pembuatan surat
a. Menentukan
tujuan dan maksud dari pada penulisan surat;
b. Menempatkan
gagasan-gagasan yang menjadi isi dan surat itu dengan urutan-urutan yang baik;
c. Menggunakan
tata bahasa yang baik;
d. Singkat dan
jelas tanpa mengurangi kepatutan dan kelengkapan.
3. Jenis-jenis
surat
a. Surat Biasa
dengan inisial kode B, yakni kelompok jenis surat yang secara umum berisi
berita secara tertulis, pemberitahuan, pernyataan, permintaan/permohonan,
undangan acara/kegiatan, dan pengantar kepada pengurus/anggota Karang Taruna
atau pihak lain;
b. Surat
Keputusan dengan inisial kode K, yakni kelompok jenis surat yang bersifat
mengatur yang memuat suatu kebijaksanaan pokok, sifatnya umum berlaku, harus
ditaati oleh/bagi seluruh/sebagian anggota/pengurus Karang Taruna. SK
dibuat oleh pengurus Karang Taruna berdasarkan hasil Rapat Pengurus
Harian/Rapat Pengurus Pleno dalam rangka mengambil langkah kebijaksanaan
organisasi;
c. Surat
Tugas/Mandat/Perintah dengan inisial kode T, yakni kelompok jenis surat yang
bersifat penugasan, instruksi, dan pemberian kewenangan/mandat dari pengurus
yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pengurus/anggota Karang
Taruna guna bertindak untuk dan atas namanya dan organisasi, melakukan sesuatu
sesuai dengan perintah/mandate/tugas yang diberikannya. Surat Perintah/Mandat/
Tugas berlaku sementara, artinya tidak berlaku lagi pada saat tugas/mandate/
perintah yang termuat didalamnya telah dilakukan dan atau sesuai dengan tanggal
berlakunya;
d. Surat
Rekomendasi dengan inisial kode R, yakni kelompok jenis surat yang bersifat
khusus karena hanya dikeluarkan untuk memberikan rekomendasi, dukungan, usulan,
dan dorongan kepada anggota/pengurus Karang Taruna atau pihak lain yang terkait
untuk kepentingan pengembangan kader/aktivis dan organisasi dalam berbagai
sektor.
Untuk surat
biasa dalam bentuk surat undangan atau pemanggilan peserta suatu
acara/rapat/kegiatan dapat juga diselenggarakan dalam bentuk/mekanisme/teknologi
Radiogram/Telex/Faksimili/E-mail/Pesan singkat, dengan kondisi bahwa surat atau
kabar dimaksud yang dibuat untuk menyampaikan berita yang segera membutuhkan
penyelesaian dan disampaikan kepada atau diterima dari pihak lain dengan
segera;
4. Penomoran
surat, diatur dengan spesifikasi sebagai berikut :
a. Untuk surat
lingkup internal urutannya adalah: periode kepengurusan.nomor surat/jenis
surat/kode wilayah/KT/I/bulan/tahun;
Contoh
: 01.06/B/35.25.07.2001/KT/I/II/2017
01 =
Kepengurusan periode pertama
06 =
Nomor Surat
B
=
Kode jenis surat (Biasa)
35.25.07.2001 = kode wilayah untuk Desa
Pangkahkulon Kecamatan
Ujungpangkah Kabupaten Gresik
I = internal (artinya surat
untuk kalangan KT)
II = Surat dikeluarkan bulan febuari
2017 =
tahun dikeluarkannya surat
b. Untuk surat
lingkup eksternal urutannya adalah: periode kepengurusan.nomor surat/jenis
surat/kode wilayah/KT/E/bulan/tahun;
c. Penomoran
surat menganut prinsip menurut deret hitung berdasarkan jenis suratnya dan
berlaku untuk jangka waktu 1 (satu) tahun;
5. Surat Keluar
a. Surat Keluar
terdiri dari 2 (dua) macam :
1. Surat Keluar
Internal Organisasi, adalah surat organisasi yang dikirimkan atau
disampaikan kepada pengurus Karang Taruna atau kepada anggota Karang Taruna.
Surat Keluar internal organisasi ditanda-tangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris
Umum ditingkat nasional, Ketua dan Sekretaris di tingkat provinsi dan
seterusnya, dan atau pengurus yang diberi kewenangan untuk itu sesuai dengan bidang
tugasnya masing-masing;
2. Surat Keluar
Eksternal Organisasi, adalah semua surat organisasi yang dikirim atau
disampaikan kepada instansi/lembaga pemerintah, organisasi kemasyarakatan dan
lainya. Jenis surat ini ditanda tangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum di
tingkat nasional, Ketua dan Sekretaris di tingkat provinsi dan seterusnya;
b. Apabila
salah satu diantara Ketua/Ketua Umum dan Sekretaris/Sekretaris Umum berhalangan
menandatangani surat keluar organisasi, maka dapat salah satunya digantikan
oleh unsur Wakil Ketua (Ketua ditingkat nasional) dan/atau unsur Wakil
Sekretaris (Sekretaris ditingkat nasional);
c. Penanda-tanganan
dan stempel organisasi dalam surat keluar harus asli dan tidak boleh
menggunakan photo copy terutama surat keluar eksternal organisasi.
6. Surat Masuk
a. Yang
dimaksud dengan surat masuk adalah semua surat/tulisan atau berita yang
diterima oleh organisasi dari pihak lain maupun internal organisasi Karang
Taruna atau anggota Karang Taruna;
b. Penerimaan
surat-surat masuk dipusatkan pengurusannya di sekretariat organisasi Karang
Taruna;
c. Semua
surat/tulisan atau berita yang masuk harus dicatat sesuai dengan sifat surat
tersebut kedalam buku Agenda Surat Masuk;
d. Lembaran
disposisi dipergunakan oleh Ketua/Ketua Umum atau Sekretaris/ Sekretaris Umum
kepada pengurus yang diberi kewenangan untuk mengambil tindakan terhadap
keterangan dan untuk penyelesaian suatu masalah sesuai dengan isi surat masuk
tersebut.
7. Wewenang
Penandatangan Surat
a. Wewenang
penanda-tanganan surat hanya dilakukan oleh Ketua/Ketua Umum dan Sekretaris/Sekretaris
Umum pengurus Karang Taruna;
b. Bila
Ketua/Ketua Umum dan Sekretaris/Sekretaris Umum berhalangan, maka
penanda-tanganan dapat dilakukan oleh Wakil Ketua/Ketua dan Wakil Sekretaris/
Sekretaris yang diberi kewenangan/mandat untuk itu;
c. Bila suatu
surat keluar harus ditanda-tangani oleh Ketua/Ketua Umum dan
Sekretaris/Sekretaris Umum namun yang bersangkutan berhalangan untuk itu, maka
dilakukan pengcopyan tanda tangan lewat teknologi tertentu setelah meminta
persetujuan otoritas organisasi yang bersangkutan.
D. SEKTRETARIAT/KANTOR
KARANG TARUNA
Sekretariat Karang Taruna adalah bagian penting yang
mendukung kelancaran pekerjaan-pekerjaan ketata-usahaan/administrasi organisasi
Karang Taruna yang meliputi segala tugas-tugas koordinasi dalam penyampaian
kebijaksanaan organisasi, melalui saluran administrasi yang dibakukan termasuk
tugas jasa-jasa yang meliputi penyampaian informasi, reproduksi, pencetakan,
distribusi surat, dan lain-lain.
1. Fungsi
Sekretariat Karang Taruna
a. Sekretariat
Karang Taruna dalam menjalankan fungsinya, wajib menjamin dan bertanggung jawab
atas keberhasilan misi organisasi Karang Taruna melalui saluran administrasi,
dan oleh karenanya wajib bertanggung jawab atas segala keberhasilan organisasi
sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
b. Fungsi
sekretariat Karang Taruna berada dibawah kendali Sekretaris/Sekretaris Umum
Karang Taruna atau Wakil Sekretaris yang ditunjuk untuk itu. Adapun proyeksi
tugas-tugas sekretariat Karang Taruna meliputi:
1. Pengorganisasian
yang dilaksanakan oleh sekretariat merupakan fungsi koordinasi dalam
penyampaian kebijakan organisasi yang akan diteruskan kesemua lini sesuai
dengan keinginan organisasi melalui saluran administrasi;
2. Membantu
kelancaran kegiatan organisasi secara keseluruhan. Keputusan dan kebijaksanaan
yang telah diambil oleh organisasi disebarkan dengan cepat dan tepat oleh
sekretariat sebagai saluran informasi;
3. Distribusi
surat dari organisasi keseluruh jajaran dan pihak lain yang terkait dengan
maksud surat dan program.
BAB III
SISTEM LAPORAN
SISTEM LAPORAN
A. LAPORAN-LAPORAN
Untuk memberikan informasi yang diperlukan pengurus
organisasi, sekretariat harus pula menyusun laporan organisasi, meneliti dan
mengolah data, baik yang bersumber dari lingkungan internal maupun eksternal
organisasi dengan sepengetahuan Sekretaris Jenderal/Sekretaris dan selanjutnya
hasil-hasil itu disusun dalam berbagai bentuk laporan, yang dapat dipergunakan
sebagai bahan informasi.
B. JENIS-JENIS
LAPORAN
Laporan, adalah suatu pertanggung jawaban dari seorang
pengurus/anggota Karang Taruna sebagai hasil pengolahan/penilaian
data/catatan/kejadian/kegiatan yang sehubungan dengan fungsi dan tugasnya dan
atau sesuai dengan tugas yang diberikan. Karena itu laporan terdiri
dari:
1. Laporan
berkala/rutin, yang meliputi:
a. Laporan
Tahunan, adalah laporan yang dibuat 1 (satu) tahun sekali oleh pengurus Karang
Taruna diberbagai tingkatan yang berisi pelaksanaan kebijakan dan program kerja
selama setahun perjalanan kepengurusan, yang sangat penting menjadi dokumen
organisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan Laporan
Pertanggungjawaban (LPJ);
b. Laporan Tiga
Bulanan, adalah laporan yang dibuat 3 (tiga) bulan sekali oleh pengurus Karang
Taruna diberbagai tingkatan yang berisi pelaksanaan kebijakan dan program
kerja selama 3 (tiga) bulan perjalanan kepengurusan, yang sangat penting
menjadi dokumen organisasi dan menjadi bahan bagi penyusunan laporan tahunan;
c. Laporan
Bulanan, adalah laporan yang dibuat 1 (satu) bulan sekali oleh pengurus Karang
Taruna diberbagai tingkatan yang berisi pelaksanaan operasionalisasi kebijakan
dan program rutin selama sebulan, yang penting menjadi dokumen organisasi dan
menjadi bahan bagi penyusunan laporan triwulanan;
d. Laporan
Mingguan, adalah laporan yang dibuat format tetap berupa progress/ kemajuan
bagi perkembangan suatu kebijakan atau kegiatan yang dijalankan organisasi;
e. Laporan
Harian, adalah laporan yang dibuat dalam format buku sebagai alat untuk
melakukan kontrol terhadap kinerja harian pengurus Karang Taruna;
2. Laporan
Khusus, meliputi:
a. Laporan
Kepanitiaan, adalah laporan yang dibuat oleh panitia sebuah acara/kegiatan yang
dibentuk oleh pengurus Karang Taruna yang bersangkutan yang menjadi bahan
penting bagi penyusunan laporan berkala/rutin dan LPJ organisasi;
b. Laporan Unit
Teknis, adalah laporan yang dibuat oleh Unit Teknsi yang dibentuk oleh pengurus
Karang Taruna yang bersangkutan yang disampaikan secara berkala, yang
menjadi bahan penting bagi penyusunan laporan berkala/rutin dan LPJ organisasi;
c. Laporan
Penugasan, adalah laporan yang dibuat oleh seseorang atau sebuah tim yang
diberi tugas/mandat/perintah untuk melaksanakan sesuatu atas nama organisasi
untuk menjadi bahan masukan dan dokumen penting bagi organisasi. Format laporan
dibuat standar sebagaimana lampiran PO ini.
d. Laporan
Pertanggung-jawaban (LPJ), adalah laporan yang disusun secara komprehensif yang
mencakup seluruh pelaksanaan kebijakan dan program kerja organisasi selama
1 (satu) periode kepengurusan yang harus disampaikan dalam forum Temu Karya.
C. SISTEMATIKA
PENYUSUN LAPORAN
Secara umum penyusunan laporan harus memuat sekurang-kurangnya
sistematika dibawah ini, yakni:
- Pendahuluan:
a. Latar belakang
b. Dasar
c. Maksud dan
Tujuan
2. Rencana
Kerja:
a. Program/kegiatan
b. Personalia
c. Keuangan
3. Realisasi
Rencana Kerja:
a. Program/kegiatan
b. Personalia
c. Keuangan
4. Hambatan dan
Upaya Mengatasinya:
a. Hambatan-hambatan
b. Upaya-upaya
mengatasi hambatan
c. Lain-lain
5. Penutup:
a. Kesimpulan
b. Saran dan
Rekomendasi
6. Lampiran-lampiran
Tidak ada komentar:
Posting Komentar